Implementation of the Lean Approach in the Context of the New Model of Medical Organization: Results and Prospects

Abstract

BACKGROUND: Given the aggressive spread of the novel coronavirus disease, more active implementation of the lean production principles is necessary for the construction of a new medical organization (MO) model that can be more effective for the generalization of existing experience and development of ways to overcome arising problems.

AIM: To identify key problems that arise during the formation of a new MO model based on a lean approach and to substantiate recommendations for overcoming them.

MATERIALS AND METHODS: The depth of the implementation of the principles of lean production was examined through a content analysis of the activities of MO positioning themselves as regional leaders. A systematic assessment of the results of their activities was developed based on the criteria of a new MO model providing primary medical and sanitary care. Seven medical institutions from different regions of the Russian Federation, i.e., the Volgograd, Khanty–Mansiysk, Vologda, Belgorod, Kirov, Sevastopol and Vsevolozhsk, and Leningrad regions, were selected as study objects. Their geographical separation allowed identifying systemic problems in the introduction of the lean-manufacturing methodology and to present their generalized assessment. Trends in changing consumer preferences of MO patients were evaluated, the depth of the implementation of the lean approach in Russian MO was analyzed, the problems of creating a new MO model were identified, and the directions of overcoming them were determined.

RESULTS: The content analysis of the depth of the successful implementation of MO activities identified the most frequently realized and completely unrealizable criteria of the new MO model. On this basis, three key problems of the application of the lean production principles in Russian medical institutions were identified: the lack of an integrated approach to the reorganization of activities, high formality of ongoing transformations, and insufficient involvement of all participants in providing medical services. These problems are possibly overcome by the following promising solutions: 1) informing medical staff about the results of already–implemented projects and increasing the level of visualization in management, 2) preferential realization of short–term, but effective projects, at the first stages, 3) application of the cascade principle of educating employees about the principles of lean production, 4) creation of a motivation system that supports continuous improvements, 5) expansion of the interaction between MO of different profiles, and 6) increasing the level of involvement of management, medical staff, and patients in MO processes.

CONCLUSION: The results of this study indicate the high awareness of the need to apply lean thinking in the activities of a modern MO. The degree of implementation of the principles of lean production becomes a determining condition for increasing the efficiency of their activities and competitiveness in the market of medical services.

Keywords

lean polyclinic / lean medicine / new model of medical organization / lean production

References

[1] Metodicheskiye rekomendatsii «Novaya model’ meditsinskoy organizatsii, okazyvayushchey pervichnuyu mediko-sanitarnuyu pomoshch’». 2nd ed. (In Russ). Available at: https://base.garant.ru/72205018/. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[2] Методические рекомендации «Новая модель медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь» (утв. Министерством здравоохранения РФ 30.07.2019 г.). 2-е изд. Доступно по: https://base.garant.ru/72205018/. Ссылка активна на 04.05.2021.

[3] Kulikova IB, Nemkov AG, Reshetnikova IS, et al. Lean-cluster in public health of Tyumen region. Menedzhment Kachestva v Meditsine. 2018;(2):98–101. (In Russ).

[4] Куликова И.Б., Немков А.Г., Решетникова Ю.С., и др. Lean-кластер в здравоохранении Тюменской области // Менеджмент качества в медицине. 2018. № 2. С. 98–101.

[5] Perepelova OV, Gurov AN, Davronov IV. On the problem of forming a new model of the primary medico-sanitary management for the patients with pathology of digestion organs in Moscow Region. Menedzher Zdravookhraneniya. 2018;(3):15–22. (In Russ).

[6] Перепелова О.В., Гуров А.Н., Давронов И.В. Формирование новой модели организации оказания первичной медико-санитарной помощи пациентам с патологией органов пищеварения // Менеджер здравоохранения. 2018. № 3. С. 15–22.

[7] Hodyreva IN, Alborova SK. Lean-technologies in health care: the new model of polyclinic. Menedzhment Kachestva v Meditsine. 2018;(2):94–97. (In Russ).

[8] Ходырева И.Н., Алборова С.К. Lean-технологии в медицине: новая модель поликлиники // Менеджмент качества в медицине. 2018. № 2. С. 94–97.

[9] Kurmangulov AA, Mazunina SD, Reshetnikova YuS, et al. Supply of hospitals’ navigation system accessibility for various population groups from the perspective of lean production. Research and Practical Medicine Journal. 2021;8(1):75–84. (In Russ). doi: 10.17709/2409-2231-2021-8-1-8

[10] Курмангулов А.А., Мазунина С.Д., Решетникова Ю.С., и др. Обеспечение доступности навигационных систем медицинских организаций для различных групп населения с позиции бережливого производства // Исследования и практика в медицине. 2021. Т. 8, № 1. С. 75–84. doi: 10.17709/2409-2231-2021-8-1-8

[11] Kurmangulov AA, Reshetnikova YS, Brynza NS Epidemiological safety as a component of the operational management unit of the infocenter in introduction of lean manufacturing in a medical organization that provides primary health care. I.P. Pavlov Russian Medical Biological Herald. 2020;28(2):223–33. (In Russ). doi: 10.23888/PAVLOVJ2020282223-233

[12] Курмангулов А.А., Решетникова Ю.С., Брынза Н.С. Эпидемиологическая безопасность как компонент блока оперативного управления инфоцентра при внедрении бережливого производства в медицинскую организацию, оказывающую первичную медико-санитарную помощь // Российский медико-биологический вестник имени академика И.П. Павлова. 2020. Т. 28, № 2. С. 223–233. doi: 10.23888/PAVLOVJ2020282223-233

[13] Kurmangulov AA, Reshetnikova YS, Kroshka DV. Possibilities of the lean method 5S when creating a workspace in a medical organization. The Transbaikalian Medical Bulletin. 2019;(2):139–48. Available at: http://zabmedvestnik.ru/arhiv-nomerov/nomer-2-za-2019-god/vozmozhnosti-metoda-5s-berezhlivogo-proizvodstva-pri-organizacii-rabochego-prostranstva-v-medicinskoj-organizacii/833/18.pdf. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[14] Курмангулов А.А., Решетникова Ю.С., Крошка Д.В. Возможности метода 5S бережливого производства при организации рабочего пространства в медицинской организации // Забайкальский медицинский вестник. 2019. № 2. С. 139–148. Доступно по: http://zabmedvestnik.ru/arhiv-nomerov/nomer-2-za-2019-god/vozmozhnosti-metoda-5s-berezhlivogo-proizvodstva-pri-organizacii-rabochego-prostranstva-v-medicinskoj-organizacii/833/18.pdf. Ссылка активна на 04.05.2021.

[15] Senenko ASh, Son IM, Dzjuba NA, et al. Lean manufacturing technologies in reforming medical organizations that provide primary health care. Analytical review. Social'nye Aspekty Zdorov'a Naselenia. 2020;66(4):6. Available at: http://vestnik.mednet.ru/content/view/1182/30/lang,ru/. Accessed: 2021 May 04. (In Russ). doi: 10.21045/2071-5021-2020-66-4-6

[16] Сененко А.Ш., Сон И.М., Дзюба Н.А., и др. Технологии бережливого производства в реформировании медицинских организаций, оказывающих ПМСП. Аналитический обзор // Социальные аспекты здоровья населения. 2020. Т. 66. № 4. С. 6. Доступно по: http://vestnik.mednet.ru/content/view/1182/30/lang,ru/. Ссылка активна на 04.05.2021. doi: 10.21045/2071-5021-2020-66-4-6

[17] Potapov IV, Ovchinnikov DA, KonradI AO. Lean technologies in healthcare: current state of affairs and future opportunities in Russia. Analytical review. HEALTHCARE MANAGEMENT: News, Views, Education. Bulletin of VSHOUZ. 2020;6(4):78–103. (In Russ). doi: 10.24411/2411-8621-2020-14005

[18] Потапов И.В., Овчинников Д.А., Конради А.О. Бережливые технологии в медицинской помощи: текущий статус и дальнейшие возможности в России (аналитический обзор) // ОРГЗДРАВ: новости, мнения, обучения. Вестник ВШОУЗ. 2020. Т. 6. № 4 (22). С. 78–103. doi: 10.24411/2411-8621-2020-14005

[19] Shkarin VV, Simakov SV, Ivasheva VV, et al. A new model of primary health care organization. Volgograd region’s case: problems, solutions. Health Care Standardization Problems. 2020;(7-8):20–6. (In Russ). doi: 10.26347/1607-2502202007-08020-026

[20] Шкарин В.В., Симаков С.В., Ивашева В.В., и др. Новая модель медицинской организации, оказывающей первичную медико- санитарную помощь. Опыт региона: проблемы, решения // Проблемы стандартизации в здравоохранении. 2020. № 7–8. С. 20–26. doi: 10.26347/1607-2502202007-08020-026

[21] Slepov MN, Ukhanova AA, Gritsyk AV. Experience in implementation of the project “Creation of a new model of medical organization providing primary health care” in BU “Surgut city clinical polyclinic N 1”. Menedzhment Kachestva v Meditsine. 2019;(1):58–62. (In Russ).

[22] Слепов М.Н., Уханова А.А., Грицык А.В. Реализация проекта «Создание новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь» в БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 1» // Менеджмент качества в медицине. 2019. № 1. С. 58–62.

[23] Smyshlyaev AV, Melnikov YuYu, Artemova PV. Improvement of public administration in the framework of the “Lean polyclinic” project and the formation of a new model of a medical organization that provides primary health care in the subjects of the Russian Federation. Economic Problems and Legal Practice. 2018;(5):286–91. (In Russ).

[24] Смышляев А.В., Мельников Ю.Ю., Артемова П.В. Совершенствование государственного управления в рамках реализации проекта «Бережливой поликлиники» и формирования новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь в субъектах Российской Федерации // Проблемы экономики и юридической практики. 2018. № 5. С. 286–291.

[25] Tsvetova GV, Polonnikova EK. Trends in the development of the Russian market of medical services. Power and Administration in the East of Russia. 2020;(3):120–5. (In Russ). doi: 10.22394/1818-4049-2020-92-3-120-125

[26] Цветова Г.В., Полонникова Е.К. Тенденции развития российского рынка медицинских услуг // Власть и управление на Востоке России. 2020. № 3 (92). С. 120–125. doi: 10.22394/1818-4049-2020-92-3-120-125

[27] Pasport prioritetnogo proyekta “Sozdaniye novoy modeli meditsinskoy organizatsii, okazyvayushchey pervichnuyu mediko-sanitarnuyu pomoshch’”. Available at: https://static-2.rosminzdrav.ru/system/attachments/attaches/000/036/907/original/Создание_новой_модели_медицинской_организации__оказывающей_ПМСП.pdf?1516183833. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[28] Паспорт приоритетного проекта «Создание новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь». Доступно по: https://static-2.rosminzdrav.ru/system/attachments/attaches/000/036/907/original/Создание_новой_модели_медицинской_организации__оказывающей_ПМСП.pdf?1516183833. Ссылка активна на 04.05.2021.

[29] Zavershennyye proyekty “Berezhlivaya poliklinika”. Available at: http://поликлиника30.рф/pages/page.php?id=35. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[30] Завершенные проекты «Бережливая поликлиника». Доступно по: http://поликлиника30.рф/pages/page.php?id=35. Ссылка активна на 04.05.2021.

[31] V Oblastnoy Klinicheskoy Bol’nitse sostoyalos’ rasshirennoye zasedaniye rabochey gruppy po sozdaniyu novoy modeli meditsinskoy organizatsii, okazyvayushchey pervichnuyu mediko-sanitarnuyu pomoshch’. Podveli itogi i nametili plany. Available at: https://www.okbhmao.ru/informatsiya/novosti/v-okb-sostoyalos-rasshirennoe-zasedanie-rabochey-gruppy-po-sozdaniyu-novoy-modeli-meditsinskoy-organ/. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[32] В ОКБ состоялось расширенное заседание рабочей группы по созданию новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь. Подвели итоги и наметили планы. Доступно по: https://www.okbhmao.ru/informatsiya/novosti/v-okb-sostoyalos-rasshirennoe-zasedanie-rabochey-gruppy-po-sozdaniyu-novoy-modeli-meditsinskoy-organ/. Ссылка активна на 04.05.2021.

[33] Ot “Berezhlivoy polikliniki” — k novoy modeli meditsinskoy organizatsii. Available at: https://vologda-oblast.ru/novosti/ot_berezhlivoy_polikliniki_k_novoy_modeli_meditsinskoy_organizatsii/. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[34] От «Бережливой поликлиники» — к новой модели медицинской организации. Доступно по: https://vologda-oblast.ru/novosti/ot_berezhlivoy_polikliniki_k_novoy_modeli_meditsinskoy_organizatsii/. Ссылка активна на 04.05.2021.

[35] Novaya model’ Meditsinskoy organizatsii. Available at: http://www.onkodisp-bel.belzdrav.ru/berezhlivaya-poliklinika/novaya-model-meditsinskoy-organizatsii.php. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[36] Новая модель Медицинской организации. Доступно по: http://www.onkodisp-bel.belzdrav.ru/berezhlivaya-poliklinika/ novaya-model-meditsinskoy-organizatsii.php. Ссылка активна на 04.05.2021.

[37] Formirovaniye “Novoy modeli meditsinskoy organizatsii, okazyvayushchey pervichnuyu mediko-sanitarnuyu pomoshch’ ”. Promezhutochnyye itogi i perspektivy. Available at: https://static-3.rosminzdrav.ru/system/attachments/attaches/000/049/404/original/ЕВ_Каракулина_-_О_НММО_04.12.pdf?1581063678. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[38] Формирование «Новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь». Промежуточные итоги и перспективы. Доступно по: https://static-3.rosminzdrav.ru/system/attachments/attaches/000/049/404/original/ЕВ_Каракулина_-_О_НММО_04.12.pdf?1581063678. Ссылка активна на 04.05.2021.

[39] Shkolyarenko AV, Korobeinikova EA, Shipachev KV. Realization of the priority project “Creation of a new model of healthcare organization providing primary health care”. HEALTHCARE MANAGEMENT: News, Views, Education. Bulletin of VSHOUZ. 2019;5(3):24–31. (In Russ). doi: 10.24411/2411-8621-2019-13003

[40] Школяренко А.В., Коробейникова Е.А., Шипачев К.В. Реализация приоритетного проекта «Создание новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь» // ОРГЗДРАВ: новости, мнения, обучения. Вестник ВШОУЗ. 2019. Т. 5. № 3 (17). С. 24–31. doi: 10.24411/2411-8621-2019-13003

[41] Alekseenko SN, Arzhentsov VF, Vermennikova LV, et al. Change Management in a Medical Organisation during the implementation of the Federal Project “Creation of a New Model of a Medical Organisation Providing Primary Health Care". Kuban Scientific Medical Bulletin. 2019;26(5):18–28. (In Russ). doi: 10.25207/1608-6228-2019-26-5-18-28

[42] Алексеенко С.Н., Арженцов В.Ф., Верменникова Л.В., и др. Особенности управления изменениями в медицинской организации в рамках реализации федерального проекта «Создание новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь» // Кубанский научный медицинский вестник. 2019. Т. 26. № 5. С. 18–28. doi: 10.25207/1608-6228-2019-26-5-18-28

[43] Mikhail Murashko: modernizatsiya pervichnoy mediko-sanitarnoy pomoshchi — v prioritete. Available at: https://minzdrav.gov.ru/news/2020/11/26/15521-mihail-murashko-modernizatsiya-pervichnoy-mediko-sanitarnoy-pomoschi-v-prioritete. Accessed: 2021 May 04. (In Russ).

[44] Михаил Мурашко: модернизация первичной медико-санитарной помощи — в приоритете. Доступно по: https://minzdrav.gov.ru/news/2020/11/26/15521-mihail-murashko-modernizatsiya-pervichnoy-mediko-sanitarnoy-pomoschi-v-prioritete. Ссылка активна на 04.05.2021.